slik gjennomfører du en god medarbeidersamtale

De fleste virksomheter gjennomfører medarbeidersamtaler i løpet av året. Men få ledere er klar over hvor gode slike samtaler kan være for å bygge relasjoner, forbedre arbeidet og styrke nærværet i bedriften.

Det er heller ikke vanskelig å gjennomføre en effektiv og gunstig medarbeidersamtale. Her har du syv punkter for å komme i gang:

1. Fokuser på det positive

Atferd som gis oppmerksomhet, gjentar seg. I utgangspunktet ønsker vi å fokusere på det vi ønsker å forsterke og videreutvikle, det positive i arbeidsmiljøet og i arbeidet. En positiv utvikling handler mer om å bli bedre på det vi allerede er gode på, enn om å diskutere svakheter.

2. Legg vekt på medarbeideren, ikke på deg selv

Det er grunn til at vi alle har to ører og en munn. Som sjef er det viktig at du bruker ørene dine under samtalen. Avbryt aldri en ansatt, lytt til det som blir sagt og tenk godt gjennom det. Medarbeidersamtalen er der i utgangspunktet for medarbeideren, ikke for lederen.

Les også: 6 feller ledere i offentlig sektor må styre klar av

3. Gå ut av kontoret

Medarbeidersamtalen skal være en samtale på like vilkår. Det er vanskelig dersom den gjennomføres på sjefskontoret og over et stort bord. Velg heller et nøytralt møterom eller prøv å gå en tur sammen.

4. Hva vil du oppnå?

Det er mange gode grunner til å holde medarbeidersamtaler. Å ta et møte i juni hvert år, fordi «det er sånn vi alltid har gjort det», er derimot ikke det.

Medarbeidersamtaler skal gi den ansatte mulighet til å utvikle og engasjere seg. Den skal også sørge for at den enkelte medarbeiders innsats og mål samsvarer med virksomhetens mål.

Møtet bør ha en klar struktur, men samtidig fungere som en dialog. Gjensidig respekt, tillit og åpenhet er viktig.  Vis at du genuint bryr deg ved å stille oppfølgingsspørsmål.

 5. Be alltid om samtykke

Medarbeidersamtaler er obligatoriske for lederen, men ikke for medarbeideren. Du skal be om samtykke. Ta kontakt med de ansatte minst 2 uker før, og spør når de har muligheten til å ta en liten prat med deg. Fastsett dato, tidspunkt og sted for samtalen. Gjør det klart at du ønsker å snakke om hvordan den ansatte trives i virksomheten og hvilke mål dere sammen skal jobbe mot de neste månedene.

6. Bli bedre kjent med medarbeideren

Mor Theresas eneste HR råd skal ha vært "know your people, love your people". Medarbeidersamtalen er en god arena for å legge grunnlaget for en god sosial relasjon til de ansatte.

La fokuset være på medarbeiderens tanker og behov og benytt anledningen til å bli bedre kjent med han eller henne.

Les også: Dette er unikt med ledere i offentlig sektor

 7. Husk oppfølging

Medarbeidersamtaler er noe som kommer i tillegg til uformelle, dag- til-dag samtaler. Oppfølgingen er essensiell for at samtalene skal gi effekt og bør derfor formaliseres.

En medarbeider uten lederansvar kan ha oppfølgingsmøte etter 4 uker. En leder bør ha oppfølgingsmøte når vedkommende har gjennomført sine samtaler med underordnede og kan formidle resultatet av dem til sin overordnede.

Tipset er å legge dato for oppfølging allerede i innkallingen til medarbeidersamtalen. Alternativt kan man legge inn et punkt i samtaleskjemaet der avtalt dato for oppfølging føres inn.

Medarbeidersamtalen, med tiltak, oppfølging og evaluering, trekkes frem som den viktigste enkeltfaktor for å bedre jobbtilfredshet blant ansatte. Ansatte som har hatt medarbeidersamtaler med stor grad av oppfølging er mer tilfredse på jobb enn ansatte som har hatt medarbeidersamtaler uten oppfølging.

 Sjekk hvilke kurs vi tilbyr innen Arbeidsmiljø og HMS SE VÅRE KURS ›