Kun et fåtall av kompetanseplanene i det offentlige er operative. Mange lederer vegrer seg for å utarbeide en slik plan fordi de tror prosessen er lang og resultatløs. Konsekvensen kan bli overkvalifiserte, underkvalifiserte eller feilkvalifiserte medarbeidere. Det kan igjen føre til gjennomtrekk i virksomheten. Her er noen punkter som sikrer en gunstig kompetanseplan:
1. Et tydelig formål
Det første og viktigste som må på plass er formålet med kompetanseplanen. Hva er målet? Hovedsakelig finnes det tre måter å skrive kompetanseplan på.
- Den uorganiserte måten
Her ligger det gjerne en pott med penger som kan brukes til aktuelle ting og kurs som dukker opp, men det er ingen langsiktig plan eller mål for tiltakene.
- Den fremtidsfokuserte måten
Her har man gjerne en plan for forbedring. Det kan være hull i de ansattes kompetanse, som må fylles eller nye krav og lover som enkelte eller alle må oppdatere seg på. Det blir litt som å stirre inn i en krystallkule og forsøke å se hva virksomheten vil trenge av kompetanse i fremtiden.
- Den strategiske måten
Dette er den mest avanserte, men også den beste formen for kompetanseplanlegging. Da ser man på hvilke mål virksomheten har og hva man ønsker å oppnå i fremtiden. Man lager en plan for hvilke utfordringer som kommer og hvordan man skal heve kompetansen for å møte nye krav. Det vil alltid ligge en bevist tanke bak hvorfor akkurat den personen skal på det tiltaket.
Denne formen for kompetanseplan er med på å dra organisasjonen i den ønskede retningen, for å nå de overordnede målene.
2. Passende omfang
Ingenting er mer ødeleggende for en kompetanseplan enn når den er altfor omfattende. Ofte gaper man over for mye i starten, som kan føre til at planen hverken blir fullført, lest eller implementert.
Altfor omfattende kompetanseplaner blir så store og tar så lang tid, at de er utdaterte før de er ferdig behandlet i organisasjonen. Ting skjer så fort i samfunnet i dag, så vi må alle være på hugget.
Det beste er å starte i det små, gjerne med én avdeling av gangen og med en enkel og operativ kompetanseplan.
3. Riktig tidsperspektiv og pris
Dette vil komme på toppen av en allerede travel arbeidshverdag. Sørg for at virksomheten faktisk har ressurser til å utarbeide og implementere kompetanseplanen. Juster omfanget slik at arbeidet og prisen blir mulig å håndtere for alle involverte.
Vær også oppmerksom på at lederstillinger på personalsiden i det offentlige har mye gjennomtrekk. Pass på at arbeidet med å utarbeide planen ikke må starte på nytt for hver utskiftning.
4. Inkluder konkrete tiltak
En god plan fokuserer på konkrete tiltak. Her er det mye å velge mellom. Det kan være lett å bare tenke på kurs eller studier, men man kan også implementere ting som: jobbrotasjon, jobbutvidelse, hospitering, selvstudium og gruppearbeid. Det trenger ikke koste så mye, og ofte har man ressurser som ingen bruker.
Tenk også på hvordan dere konkret skal gjennomføre planen. Skal dere for eksempel bruke spørreskjema, snakke med folk eller ta det i forbindelse med medarbeidersamtale? Det er mange muligheter, og det trenger ikke blir så stort.
5. Skap et eierforhold
De fleste ansatte bryr seg ikke så mye om en kompetanseplan, så lenge de får de kursene de ønsker. Ressursbruken blir gjerne skjev i forhold til behovene. Utfordringen ligger i å finne sammenheng mellom organisasjonens ønsker og behov, og den enkelte ansattes ønsker og behov.
Det som er viktig er å kommunisere med de ansatte. Gi beskjed om hva som skal skje og hvorfor det er viktig. Gi de ansatte et eierforhold til kompetanseplanen ved å inkludere deres ønsker og synspunkt. Bruk de tillitsvalgte for alt de er verdt. De vet hvor skoen trykker, hvem som er misfornøyd og hva som må inn i planen.
6. Tenk gjenbruk
Har du skrevet en ordentlig plan første gang, er det veldig lett å rullere den. Ta gjerne en runde i forbindelse med medarbeidersamtalen. Diskuter ting som: hvor dere er nå, om dere har nådd målene og kompetansekravene. Hvis dere ikke har nådd målene, er det viktig å sette en plan for hva som må gjøres videre.
7. Fastsett hvem som skal involveres
Antallet personer som skal involveres i denne prosessen varierer med størrelsen på bedriften, men jo færre desto bedre.
Alle ledere og mellomleder bør inkluderes. Tillitsvalgte og verneombud må også representeres, men det holder med én representant fra hvert verv.
Problemer oppstår ofte når delegeringsreglementet ikke er klart. Vær derfor sikker på at alle vet hva de har ansvar for å gjennomføre og når det skal være klart.
8. Velg mellom å gjøre jobben internt eller eksternt
I teorien kan hvem som helst skrive en kompetanseplan, men ofte er det de som sitter på personalsiden som får oppgaven. Dersom man er usikker på hvordan en kompetanseplan skrives, kan det være en god idé å ta et kurs. Hvis virksomheten ikke har kapasitet til å ta på seg arbeidet, men har mulighet til å bruke penger, kan de engasjere en ekstern konsulent.
Det viktigste å tenke på når du skal bruke ekstern hjelp er å sette tydelige rammer. Det siste du ønsker er å få tilbake et dyrt 200 siders dokument, som ingen har tid til å lese.
