Som leder i offentlig sektor bør du vite at 80-90 % av de dokumentene som kommer inn er bevarelsesverdige. Samtidig må mye av dokumentasjonen skjermes på grunn av personvern. Det er i utgangspunktet saksbehandlerens oppgave å sørge for at informasjon blir ivaretatt på riktig måte, men det betyr ikke at du som leder er unntatt ansvaret. Her er det du bør vite:
Ditt ansvar som leder
Hver saksbehandler har ansvar for å arkivere og eventuelt skjerme dokumenter på riktig måte. Det er i utgangspunktet ingen som kontrollerer saksbehandlerens avgjørelse, men dersom opplysninger som burde vært unntatt offentligheten ikke blir behandlet riktig, er det lederen som står ansvarlig og må betale eventuelle bøter.
Les også: Krisehåndtering: Hvilket ansvar har du som leder i offentlig sektor?
Det har vært flere eksempler på at personopplysninger som burde vært skjermet ligger tilgjengelig. Ditt konkrete ansvar som leder er å
- sørge for riktig kompetanse
Manglende kompetanse både hos ledere og saksbehandlere er den fremste grunnen til at avvik oppstår. Det gjelder både kunnskap om hva som skal arkiveres og sikres i henhold til arkivloven og personopplysningsloven, og det å inneha tilstrekkelig IT kunnskaper.
Du som leder må sørge for at de ansatte har nødvendig kompetanse og at det er tilrettelagt for opplæring internt.
- holde orden på interne roller og rettigheter
I virksomhetens arkivplan skal det ligge klare rutiner for dokumentforvaltning. Det er arkivleders ansvar å holde denne oppdatert. Du må holde orden på at de ansattes roller og rettigheter med tanke på dokumenttilgang overholdes. En sykepleier for eksempel kan ikke ha samme autorisasjon som en lege. Riktig autorisasjon, rolle og rettigheter må kvalitetssikres med hvilken arbeidsoppgaver som skal utføres i sak og arkivsystemet.
- sørge for tilstrekkelig ressurser på dokumentsenteret
Ressurser på dokumentsenteret blir ofte nedprioritert på grunn av økonomi. Det kan få svært uheldige konsekvenser.
- sørge for at etablerte rutiner for varsling av avvik
Avvik i dokumentsikkerheten skal varsles til personalsjefen og følges opp internt. Det er ditt ansvar som leder å påse at virksomheten har gode rutiner og prosedyrer for dette.
- Ta avgjørelser ved forespørsler om innsyn i skjermede dokumenter
Journalister, forskere og andre kan be om å få innsyn i dokumenter som i utgangspunktet er «unntatt offentligheten». Da er det ditt ansvar å vedta om det skal gis tilgang og hvor mye av informasjonen som skal bli gjort tilgjengelig.
Hva skal arkiveres?
Arkivloven er svært omfattende. Alle som håndterer eller produserer materiale i offentlig sektor er forpliktet til å vurdere om det skal journalføres og deretter sørge for riktig arkivering. E-poster adressert direkte til saksbehandlere kan også være arkivverdig materiale.
Eksempler på arkivverdige dokumenter:
- Saksframlegg, med alle vedlegg (politiske og administrative utvalg og komiteer)
- Vedtaksoppfølging fra møter i bydelens styrende organer, jfr. brev ut eller interne notater.
- Tilsettingssaker - utlyste stillinger og administrative tilsettinger
- Referat og protokoller fra råd og utvalg mv.
- Kontrakter, avtaler, alle forpliktelser av faglig eller økonomisk karakter, herunder henvendelser vedrørende formelt/forpliktende samarbeid
- Oppnevninger og deltakelse i prosjekter, utvalg, råd mv.
- Bydelens egne instrukser og planer
- Inngående korrespondanse som Bydelen skal svare på
- Høringsuttalelser fra eksterne institusjoner
- Egne høringssaker (knyttes til emne)
- Klagesaker
- Personalsaker (egen arkivdel) her arbeidsavtaler, attester og vitnemål, øvrig korrespondanse vedr tilsettingsforholdet etc.)
- Innsynssaker
- Plansaker
Eksempler på dokumenter som ikke er arkivverdige:
- Rundskriv
- Brev til orientering
- Utskrift av møtebøker
Dette regnes som arkiv vurdering materiale, eller informasjonspost, og skal ikke journalføres.
Les også: 6 feller ledere i offentlig sektor må styre klar av
Hva er unntatt offentligheten?
Eksempler på dokumenter som skal unntas offentlighet i henhold til lovverket:
- Opplysninger som er underlagt taushetsplikt
Eksempler på dokumenter som kan unntas offentlighet i henhold til lovverket:
- Dokumenter som inneholder personnummer
- Dokumenter som inneholder lønnsopplysninger
- Dokumenter som etter en skjønnsmessig vurdering ikke egner seg på Internett pga.
for eksempel sjikanelignende påstander - Søkerlister
- Gårds og bruksnummer (Gnr sammen med navn)
- Tegninger og andre dokumenter som en tredjepart har immaterielle rettigheter til
- Måle- og delesaker publiseres ikke fordi disse i hovedsak omfatter tegninger eller dokumenter med personnummer
- Dokumenter som er del av intern saksforberedelse
- Nabolister
- Unntak fra rettsdokumenter
- Dokumenter som berører rikets sikkerhet
- Beredskapsplaner/dokumenter
- Unntak som er påkrevd av hensyn til en forsvarlig gjennomføring av økonomisk, Lønns, eller personalforvaltning.
- Anskaffelse, tilbud og protokoll fram til valg av leverandør er vedtatt
Ønsker du å lære mer om arkivering i offentlig sektor kan du ta en titt på kursene vi tilbyr.
