Rett person i rett stilling er svært viktig for at en organisasjon skal fungere og produsere de tjenestene til den kvaliteten og i det volumet som tjenestemottakerne forventer.
Feil person i feil nøkkelfunksjon kan være katastrofalt rent organisasjonsmessig, og føre til en rekke ulemper for både brukerne og arbeidsgiveren. Så hvordan kan du som leder forhindre at dette forekommer? En jobbeskrivelse er et stort skritt i riktig retning.
En feilansettelse er når en ansatt til tross grundig opplæring ikke er i stand til å innfri forventningene til utøvelsen av stillingen. I slike tilfeller følger som regel en oppsigelsesprosess som kan bli smertefull og ressurskrevende for alle parter.
Feilansettelser er grov sløsing med fellesskapets midler. I tillegg er utgjør de en risikofaktor i blant annet kommunehelsetjenesten og kan i verste fall fremkalle lammende arbeidsmiljøproblemer i en organisasjon.
Et viktig tiltak for å forhindre feilansettelser, er at lederen før utlysning av en stilling utarbeider en tydelig jobbskrivelse.
Hva er en jobbeskrivelse?
I alle arbeidsforhold skal det inngås en skriftlig arbeidsavtale. I arbeidsavtalen er det normalt beskrevet hva slags stilling det er snakk om (tittel, stillingskode), og i utlysingsteksten og andre dokumenter i forbindelse med ansettelsen vil det vanligvis være mulig å lese hva som er forutsetningene for stillingen. Dette kan for eksempel være forventede hovedoppgaver og ansvarsområder.
I tillegg til dette bør det alltid utarbeides en jobbeskrivelse, gjerne også kalt «stillingsbeskrivelse» eller «stillingsinstruks», som nærmere angir ansvar, oppgaver og organisasjonsmessig plassering for stillingen.
Les også: Hvordan sørge for virkningsfulle kompetansetiltak?
En jobbeskrivelse skal klargjøre hva jobben konkret går ut på og hva som forventes av den som trer inn i en slik stilling. Foruten formelle utdanningskrav skal jobbeskrivelsen beskrive arbeidsgiverens og publikums forventninger til arbeidsprestasjoner i den aktuelle stillingen.
Dette på bakgrunn av en tydelig beskrivelse av arbeidsoppgavene. Beskrivelsen bør konkretisere hvilke forkunnskaper og personlige egenskaper stillingen forutsetter.
Jobbeskrivelsene forekommer både i stillingsannonsen og i den personlige arbeidskontrakten. I noen tilfeller inkluderes den også i særskilte stillingsinstrukser som arbeidsgiveren utsteder og som arbeidstaker må signere.
Hva er formålet?
Jobbeskrivelsen skal sikre at rett person søker på stillingen, slik at ikke personer med feil forventninger eller feil motivasjon søker.
En gjennomarbeidet jobbeskrivelse medfører at søknadsbunken i større grad enn ellers inneholder søkere som kan komme til å trives godt i den aktuelle stillingen, og dermed gjøre en god jobb til det beste for brukerne, samfunnet og arbeidsgiveren.
En god jobbeskrivelse gjør det enklere for deg som leder å ta i bruk styringsretten ettersom du kan stille krav underveis om hvordan arbeidsoppgavene skal utføres.
Dette forutsetter at instrukser fra arbeidsgiveren er forankret i en jobbeskrivelsen som stillingsinnehaveren tidligere har mottatt og signert.
En fordel for både arbeidsgiver og arbeidstaker
En tydelig jobbeskrivelse gjør det enklere for deg å si opp en uegnet ansatt ved pliktbrudd i stillingen. Dette fordi du direkte kan vise til at de forutsatte kravene ikke har blitt etterlevd.
Den ansatte vil også nyte godt av en tydelig arbeidsbeskrivelse ettersom det vil bli enklere å avgjøre oppsigelse er berettiget eller ikke. I det store og hele vil det bidra til at færre klare oppsigelsessaker behandles i rettsapparatet.
Les også: Avskjed eller oppsigelse? Dette bør du vite
Gode jobbeskrivelser gir rett og slett mindre grunnlag for uenighet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker gjennom tilsettingsforholdet og ved en oppsigelsessak.
Videre vil det bli lettere for ledere, rådmann og kommunestyrer få en relevant forståelse av hva den enkelte ansatte gjør i sin stilling, og i et større bilde hva de kan forvente av hele organisasjonen.
Klar for å begynne arbeidet med å skrive en jobbeskrivelse? Ta gjerne i bruk malen vi har utarbeidet:
