Det er mange misoppfatninger rundt dette med å gi advarsler til arbeidstakere. Mange tror at det alltid skal leveres advarsel før det gis oppsigelse og noen forveksler det med ordenstraff. Her er det du bør vite om advarsler:
Hovedpoenget med en advarsel er at en oppsigelse ikke skal komme som en overraskelse på arbeidstaker. Dersom årsaken til oppsigelsen utgjør en klar saklig oppsigelsesgrunn, vil ikke manglende advarsel nødvendigvis tillegges vekt. Det er i de mindre opplagte tilfellene at domstolene legger vekt på om den ansatte har fått en advarsel tidligere. Dersom det gis en advarsel er årsaken ofte at arbeidsgiver ønsker å korrigere adferden.
Ikke rom for tvil
Dersom en advarsel benyttes, må den formuleres slik at det ikke er noen tvil om innholdet og konsekvensene ved å unnlate å følge den. Uttrykket «advarsel» er ikke noe entydig begrep. Man bruker også ord som «tilrettevisning» og «irettesettelse» for det samme. Det finnes ingen bestemmelser om advarsel i arbeidsmiljøloven.
Les også: Avskjed eller oppsigelse? Dette bør du vite
Man må likevel kunne legge til grunn at advarsel er en reaksjon og et disiplinærtiltak på grunn av arbeidstakers mislighold av arbeidsavtalen. Det er ikke alltid slik at arbeidsgiver opererer med individuell advarsel. Det kan for eksempel også karakteriseres som en advarsel når arbeidsgiver har gitt hele eller deler av arbeidsstokken melding om at man fra en gitt dato vil legge om praksis og at en unnlatelse av å etterkomme dette vil kunne få konsekvenser for den enkelte.
Arbeidsgiver har bevisbyrden
Etter praksis skal arbeidsgiver ha en god grunn til å gi advarsel. Det er arbeidsgiver som har ansvaret for at grunnlaget for advarselen holder. Advarselen kan gis skriftlig eller muntlig. Selv om det altså ikke finnes noen formkrav, bør den gis skriftlig. Dette sikrer klarhet og etterprøvbarhet og gir bevis på at en advarsel faktisk er gitt. Det er fornuftig å ha en kvitteringsdel i advarselsbrevet hvor den ansatte kvitterer for å ha mottatt advarselen og hvor den ansatte krysser av for om den er godtatt eller ikke. Hvis arbeidstaker godtar advarselen kan dette være med på å underbygge riktigheten av arbeidsgivers oppfatning. Dersom den ansatte ikke godtar advarselen, bør arbeidsgiver forklare grunnlaget for tiltaket grundigere.
En advarsel binder arbeidsgiver
Hvis arbeidsgiver gir en advarsel, er dette en arbeidsrettslig reaksjon. Hvis du som arbeidsgiver «angrer deg» og likevel vil si opp den ansatte vil du være bundet av at du valgte advarsel. Det kan altså ikke gis oppsigelse etter en advarsel uten at det dukker opp noe nytt. Hvis advarselen trekkes tilbake, må man anta at den ikke senere kan benyttes.
Les også: 6 feller ledere i offentlig sektor må styre klar av
Etter hvert som tiden går vil advarselen kunne foreldes. Det er flere eksempler fra rettspraksis hvor domstolene har unnlatt å vektlegge en advarsel fordi den var blitt for gammel. Dette synspunktet får mindre betydning der oppsigelsen skyldes tilsvarende forhold som den tidligere advarselen.
Advarsel eller ordenstraff
Forholdet mellom advarsel og «ordenstraff» kan bli utfordrende. Dette gjelder der det offentlige er arbeidsgiver. Ordenstraff ilegges som regel statstjenestemenn som en reaksjon på overtredelse av tjenesteplikter, men kan etter praksis også gis til kommunalt og offentlig ansatte.
Dersom det ilegges ordenstraff skal dette skje gjennom et enkeltvedtak, jamfør forvaltningsloven § 2 andre ledd. Dette kan påklages. Grensen mellom advarsel og ordenstraff kan av og til bli problematisk.
Les også: Slik sikrer du en ryddig nedbemanningsprosess
Sivilombudsmannen har i flere saker drøftet denne grensen nærmere. Spørsmålet om det foreligger tjenstlig tilrettevisning eller ordenstraff må avgjøres ut fra en skjønnsmessig totalvurdering av det reelle forholdet. Formålet med forføyningen vil stå sentralt samt hvor inngripende og betydningsfullt vedtaket er i forhold til den enkeltes arbeidsforhold. Det er altså realiteten, ikke formaliteteten som er avgjørende.
