De fleste prosjekter oppstår ved at vi ønsker å utforske muligheter som kan gi virksomheten merverdi eller når vi har behov for å løse et konkret problem. Før vi setter i gang et prosjekt, bør vi tenke nøye gjennom om det er viktig nok for virksomheten til å sette av tid og ressurser til arbeidet. Prosjektet må også gis tilstrekkelig prioritet blant mange andre løpende oppgaver.
Hva ønsker vi å oppnå med akkurat dette prosjektet? Virksomhetens ledelse spiller en avgjørende rolle i startfasen. Det er viktig at vi bruker tilstrekkelig med tid på å forankre og sikre ressurser til prosjektet.
- Er prosjektet stort og omfattende med behov for egen organisering og styring?
- Kanskje er det behov for et forprosjekt som avklarer utfordringene bedre?
- Eller er det litt enklere problemstillinger som kan løses gjennom ordinær drift?
For å sikre en god prosjektgjennomføring er det flere forhold som bør ivaretas:
1) Formål og mål må defineres
Det må tydeliggjøres hvilken positiv endring prosjektet skal bidra til. Hva skal prosjektet levere av resultater i prosjektperioden? Målene må være etterprøvbare, og det kan være lurt å gjennomføre en analyse av nå-situasjonen og fastsette den fremtidige ønskede tilstanden.
2) Det må tas stilling til hvordan vi ønsker å organisere prosjektet
Organiseringen må vurderes i forhold til prosjektets omfang. Hvilken type kompetanse trenger dere? Hvem skal være prosjektleder? Hvilke prosjektmedarbeidere trenger dere og hvilken sammensetning skal prosjektgruppa ha? Hvem er prosjekteier og skal det opprettes en styringsgruppe?
Les også: 6 ting vi kan hente fra prosjektmetodikk og innføre i arbeidshverdagen
3) Planlegging og gjennomføring
God planlegging er helt essensielt for prosjektarbeidet. Det bør utarbeides gode milepæler og aktiviteter, og samhandling og kommunikasjon med den øvrige virksomheten og interessentene må sikres. Her er det også på sin plass å gjennomføre interessentanalyse og risikoanalyse.
4) Prosjektkultur og prosjektkompetanse
God kompetanse, forståelse for prosjektet og krav om leveranse til avtalt tid er viktige elementer i en god prosjektkultur. Har virksomheten en plan for utvikling av prosjektkompetanse? Er det etablert prosjektstandarder i virksomheten?
5) Oppfølging og rapportering av fremdrift er kjernen i prosjektstyringen
Her er det ønskelig å følge med på og sikre at prosjektet følger planen og når de målene som er satt. Oppfølgingskriterier og hvordan rapporteringen skal foregå bør være fastsatt på forhånd.
6) Hvordan sikrer vi at prosjektresultatene blir implementert?
Allerede når prosjektet settes i gang bør dere ha tenkt gjennom hvordan resultatene skal implementeres. Det er viktig at den øvrige virksomheten er involvert i prosjektet underveis, slik at dere kan dra nytte av resultatene så tidlig som mulig.
Les også: Hvordan sørge for virkningsfulle kompetansetiltak?
Kanskje er det behov for en mer formell overleveringsprosedyre, eller hvis det er et kompleks prosjekt, et eget implementeringsprosjekt? En sluttevaluering eller en sluttrapport er ofte nyttig som dokumentasjon ved erfaringsoverføring til nye prosjekter.
Vil du lære mer om hvordan man skaper og opprettholder god kommunikasjon på arbeidsplassen? Les dette:
