Hvis jeg sier at shoten ligger på knappen, vil du kanskje ikke forstå hva det betyr. Det er imidlertid et svært presist utsagn, men om du ikke forstår det blir det jo upresist likevel. Ofte når vi skriver forventer vi at mottakeren behersker de samme faguttrykkene som vi gjør selv. Husk at vi på jobben skriver for å informere – ikke imponere.
1.Prøv å si det før du skriver det
Det beste rådet for oppnå et bedre språk er å tenke at du sier teksten. De fleste av oss snakker nemlig bedre enn vi skriver. Derfor skal du lytte til det du skriver – du skal prøve å si det først.
Ikke slik: Det bør settes i gang et mulighetsstudium om framkommelighet i forhold til å fjerne Gamlebrua.
Men slik: Vi bør undersøke om trafikken flyter bedre hvis vi fjerner Gamlebrua.
Les også: Hvordan skape god kommunikasjon på arbeidsplassen?
2. Det er leseren du skriver til – ikke deg selv
Det er leseren som skal være i sentrum for det du skriver. Det er deres begrepsapparat du skal tenke på.
Ikke slik: Oppholdsbetalingen er inntektsgradert.
Men slik: Prisen for oppholdet er avhengig av hvor mye du tjener.
3. Start med det du kan og skriv fort
Dersom du har fire eller fem punkter du skal besvare, så start med det du er best i. Det er alltid slik at det er noe du kan bedre enn resten. Det er der du skal starte å skrive. Det er selvsagt mye lettere å skrive om det du kan. Det kan til og med være morsomt. Redigere teksten kan du gjøre når du er ferdig med å skrive.
4. Les teksten høyt
Hørselen er et godt skriveredskap. Når du leser det du har skrevet høyt får du et helt annet forhold til teksten din. Språket blir også mer muntlig av det. Leser du teksten din høyt før du gir den fra deg blir du en bedre skribent.
Les også: Personlighetstrekk som utmerker seg hos ledere i offentlig sektor
5. Skriv aktivt
En aktiv setning gjør språket ditt klarere og du unngår misforståelser. For at leseren skal kunne handle riktig må teksten tydelig formidle hvem som skal gjøre hva.
Ikke slik: Saken skal underlegges ny behandling.
Men slik: Vi skal behandle saken på nytt.
6. Unngå for lange setninger
Det enkle er ofte det beste.
Ikke slik: Forslaget om å stenge barnehagene om sommeren vil ha administrative konsekvenser for virksomhetslederne ved at driftsmessige utfordringer knyttet til avvikling av personalets ferie reduseres.
Men slik: Hvis barnehagene stenger om sommeren blir det lettere å avvikle de ansattes ferier.
7. Unngå substantiveringer
Når vi skriver har vi lett for å gjøre om verb til substantiver ("foreta en vurdering" i stedet for "å vurdere"). Da blir språket tungt, byråkratisk og vanskelig å forstå. Verb er alltid best når du skal beskrive en handling.
Ikke slik: Saken skal underlegges ny behandling.
Men slik: Vi skal behandle saken på nytt.
Les også: Hvordan gi advarsel til en arbeidstaker?
8. Gi leseren beskjed når du skifter retning
Når du skifter retning skal du bruke bindeord for å skape flyt i lesingen og lette forståelsen hos leseren.
Ikke slik: Vårt inntrykk er at granskningsgruppen har gjort en god jobb. Vi ønsker med dette brevet å kommentere ledelsens ansvar.
Men slik: Vårt inntrykk er at granskningsgruppen har gjort en god jobb. Likevel ønsker vi med dette brevet å kommentere ledelsens ansvar.
Så hva betyr det at shoten ligger på knappen? Uttrykket er fra curling og betyr at den beste steinen ligger midt i boet (blinken).
Vil du vite mer om hvordan et enklere og bedre språk gir mer effektiv saksbehandling? Sjekk ut våre skrivekurs.
