Når vi jobber med prosjekter tar vi gjerne i bruk en egen metodikk. Vi jobber mer fokusert og organisert enn med daglige arbeidsoppgaver. Vi kan med fordel jobbe mer prosjektmetodisk i hverdagen. Det er spesielt 6 ting som vil være gunstig å implementere.
Kompetanseutvikling
Poenget med prosjekter er å sette et spesielt behov i fokus. Det vi gir oppmerksomhet til skaper som oftest resultater. Vi deler opp en større, vanskelig og uoversiktlig oppgave i mindre, mer oversiktlige del oppgaver.
Prosjektet har en definert start og en definert slutt. Oppgaven som skal løses kobles sammen med virksomhetens overordnede planer og det defineres hvilken positiv virkning og betydning prosjektet skal ha for virksomheten på sikt. Det etableres mål og delmål og utarbeides milepæler.
Les også: 8 punkter som sikrer en suksessfull kompetanseplan
Prosjektet løses gjerne på tvers av avdelinger med flere deltakere i en prosjektgruppe og en styringsgruppe. Det er god kompetanseutvikling å jobbe i prosjekt og vi kan bryte ned barrierer og vanntette skott! Denne metodikken kan og bør anvendes på vanlige arbeidsoppgaver også.
Definerte mål
I prosjektmetodikk utfordrer vi oss selv på om vi setter i gang det riktige prosjektet. Vi setter spørsmåltegn ved hva vi ønsker å oppnå. Dette bør vi gjøre mye oftere også med de oppgavene vi gjør i det daglige arbeidet.
Vi må tørre å utfordre oss selv og de vi jobber sammen med i mye større utstrekning. Kanskje vi gjør ting av gammel vane eller har rutiner som for lengst er gått ut på dato. Har vi spurt de vi egentlig er til for? Vet vi hvem kundene eller brukerne er?
Klar forankring og medvirkning
Det kan være gunstig å gjennomføre en interessentanalyse for å skaffe en oversikt over hvem som har ulike grader av interesse, makt og innflytelse og kan være med å bidra til suksess i de ulike arbeidsoppgavene.
Kartlagte risikoelementer
Hvilke risikoelementer ligger i gjennomføringen av arbeidsoppgavene? Er det lurt å gjennomføre en risikovurdering? Har du tenkt gjennom ulike konsekvenser risikoelementene har og hva sannsynligheten er for at de skal inntreffe?
Fokus på menneskene
En del av oss blir svært oppgaveorientert i vår jobbutførelse. På samme måte som i prosjekter har vi kanskje en tendens til å fokusere for mye på det produktet som skal leveres og mindre på menneskene som skal ta produktet i bruk og bidra til å gjennomføre endringen.
Les også: Dette er unikt med ledere i offentlig sektor
Det gjelder enten det er et kompetansetiltak som skal settes i gang eller et IKT-verktøy som skal tas i bruk. Vi bruker for få krefter på å se sammenhengen mellom produktet, menneskene og organiseringen. Vi må også bruke tid på å jobbe fram arbeidsprosesser, rutiner og prosedyrer. Dette blir undervurdert i de fleste endringsprosesser.
Oppsett av enkel aksjonsplan for kommende arbeidsoppgaver
En enkel måte å skaffe oversikt over en arbeidsoppgave er å sette opp en enkel aksjonsplan som tar for seg hva som skal gjøres til hvilket tidspunkt og hvem som har ansvar. Planen bør utformes i samarbeid med de som skal involveres i oppgaven.
